Ce document est la notice de confidentialité requise en vertu du Règlement général sur la protection des données de l'UE (articles 13 et 14) et de la loi finlandaise sur la protection des données (1050/2018).
Préparé le 11 septembre 2025. Dernière modification le 8 septembre 2026.
Le contrôleur des données pour le registre est :
TP Silva Oy (ID d'entreprise : 0550899-7) X Firewood Factory est une marque de TP Silva Oy. Personne de contact pour les questions relatives au registre : Lauri Kälviäinen, directeur des ventes Adresse : Technopolis Asemakeskus, Peltokatu 26, 33100 Tampere, Finlande Téléphone : +358 40 834 7776 E-mail : info@xfirewoodfactory.com
Le nom du registre est Registre des clients de l'usine de bois de chauffage X.
Les données à caractère personnel sont traitées à des fins liées à la gestion, à l'administration et au développement des relations avec les clients, à la fourniture et à la livraison de services, ainsi qu'au développement des services et de la facturation. Les données sont également traitées pour examiner les plaintes et autres réclamations.
De plus, les données personnelles sont utilisées pour la communication avec les clients, y compris les mises à jour d'informations, l'actualité et les activités marketing, y compris le marketing direct et le marketing direct électronique. Les communications peuvent être envoyées par e-mail, par téléphone et via WhatsApp, et peuvent inclure des invitations à des foires commerciales, des expositions et d'autres événements de l'industrie.
Les clients et autres destinataires ont le droit d'interdire le marketing direct qui leur est adressé.
Le responsable du traitement traite lui-même les données et fait appel à des sous-traitants qui agissent au nom et pour le compte du responsable du traitement.
Les bases juridiques du traitement des données personnelles en vertu du GDPR sont les suivantes :
L'intérêt légitime mentionné est fondé sur la relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement résultant du fait que la personne concernée est un client du responsable du traitement et que le traitement est effectué à des fins auxquelles la personne concernée pouvait raisonnablement s'attendre au moment de la collecte des données et dans le cadre de cette relation.
L'intérêt légitime est également invoqué pour le marketing direct interentreprises adressé aux représentants d'entreprises et d'organisations opérant dans les secteurs de la foresterie, de la production de bois de chauffage et de la transformation du bois, lorsque le marketing concerne des produits et des événements pertinents pour le rôle professionnel du destinataire. Le destinataire peut s'opposer à un tel marketing à tout moment, et il sera donné suite à toute opposition sans exception.
Le registre peut contenir les données personnelles suivantes de chaque personne concernée :
Les données personnelles sont collectées principalement auprès des personnes concernées elles-mêmes.
Les informations sont obtenues directement auprès des clients, par exemple via des formulaires en ligne, des e-mails, des appels téléphoniques, des messages WhatsApp, les réseaux sociaux, des réunions avec les clients ou d'autres situations où le client fournit ses informations.
Des données personnelles sont également collectées et mises à jour à partir de sources accessibles au public, tel que le permet la loi applicable, afin de gérer la relation client et de remplir les obligations du responsable du traitement.
Les coordonnées de clients professionnels potentiels sont également collectées à partir de sources accessibles au public, notamment les sites Web des entreprises, les annuaires professionnels et commerciaux accessibles au public, les listes d'associations professionnelles et les listes d'exposants et de visiteurs de salons professionnels. Dans ces cas, les catégories de données collectées se limitent au nom, à l'intitulé du poste, à l'employeur, à l'adresse e-mail professionnelle et au numéro de téléphone professionnel.
Les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée et dans la mesure nécessaires aux fins initiales ou compatibles pour lesquelles elles ont été collectées.
La nécessité de conserver les données est réexaminée tous les cinq ans à compter du début de la relation avec le client ; en tout état de cause, les données à caractère personnel seront supprimées cinq ans après la fin de la relation avec le client, à condition que toutes les obligations y afférentes aient été remplies. Par exemple, les documents comptables sont conservés pendant cinq ans après la fin de l'exercice fiscal.
Les coordonnées des clients potentiels qui n'entrent pas en relation client sont supprimées au plus tard deux ans après leur collecte, ou immédiatement en cas d'opposition au marketing direct.
Le responsable du traitement évalue régulièrement la nécessité de conserver les données en fonction des pratiques internes et veille à ce que les données inexactes, incorrectes ou périmées soient supprimées ou corrigées rapidement.
Les données personnelles ne sont pas vendues ou divulguées à des tiers à leurs propres fins indépendantes.
Les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement par les prestataires de services énumérés à la section 9, dans le cadre d'accords de traitement des données conclus avec chacun d'entre eux.
Les données personnelles sont traitées pour le compte de TP Silva Oy par les prestataires de services suivants :
Certains de ces prestataires de services sont établis en dehors de l'UE/EEE, principalement aux États-Unis et en Australie. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, le transfert repose sur le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque l'organisation destinataire y est certifiée, et sinon sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ainsi que sur des mesures supplémentaires appropriées.
Les documents contenant des données à caractère personnel sont conservés dans des locaux fermés à clé, accessibles uniquement au personnel désigné et autorisé.
La base de données contenant des données à caractère personnel se trouve sur un serveur conservé dans un local fermé à clé et doté d'un pare-feu et d'une protection technique appropriés.
L'accès aux bases de données et aux systèmes est limité aux personnes disposant d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnels attribués séparément. Les droits d'accès sont limités aux personnes qui ont besoin de traiter légalement les données. Les activités du système sont enregistrées.
Les employés et les autres personnes qui traitent des données à caractère personnel sont soumis à des obligations de confidentialité.
En vertu du GDPR, les personnes concernées ont les droits suivants :
Les demandes concernant l'exercice des droits de la personne concernée doivent être adressées à la personne de contact mentionnée à la section 1.
Les services suivants collectent des données sur les visites du site Web, y compris l'adresse IP, les informations relatives à l'appareil et au navigateur, ainsi que les identifiants de cookies. Ces données constituent des données à caractère personnel. Elles sont traitées sur la base du consentement donné via le bandeau cookies, sauf lorsque le traitement est strictement nécessaire au fonctionnement du site Web.
En fonction des visites sur le site Web et lorsque le consentement a été donné via la bannière de cookies, nous pouvons faire de la publicité ciblée sur les plateformes suivantes :
