This document is the privacy notice required under the EU General Data Protection Regulation (Articles 13 and 14) and the Finnish Data Protection Act (1050/2018).
Prepared on September 11, 2025. Last modified on September 8, 2026.
Le contrôleur des données pour le registre est :
TP Silva Oy (Business ID: 0550899-7) X Firewood Factory is a brand of TP Silva Oy. Contact person for register matters: Lauri Kälviäinen, Sales Director Address: Technopolis Asemakeskus, Peltokatu 26, 33100 Tampere, Finland Phone: +358 40 834 7776 Email: info@xfirewoodfactory.com
Le nom du registre est X Firewood Factory Customer Register.
Les données à caractère personnel sont traitées à des fins liées à la gestion, à l'administration et au développement des relations avec les clients, à la fourniture et à la livraison de services, ainsi qu'au développement des services et de la facturation. Les données sont également traitées pour examiner les plaintes et autres réclamations.
Additionally, personal data is used for customer communications, including information updates, news, and marketing activities, including direct marketing and electronic direct marketing. Communications may be sent by email, telephone, and WhatsApp, and may include invitations to trade fairs, exhibitions, and other industry events.
Customers and other recipients have the right to prohibit direct marketing targeted at them.
Le responsable du traitement traite lui-même les données et fait appel à des sous-traitants qui agissent au nom et pour le compte du responsable du traitement.
Les bases juridiques du traitement des données personnelles en vertu du GDPR sont les suivantes :
L'intérêt légitime mentionné est fondé sur la relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement résultant du fait que la personne concernée est un client du responsable du traitement et que le traitement est effectué à des fins auxquelles la personne concernée pouvait raisonnablement s'attendre au moment de la collecte des données et dans le cadre de cette relation.
Legitimate interest is also relied upon for business-to-business direct marketing addressed to representatives of companies and organisations operating in the forestry, firewood production, and wood processing sectors, where the marketing concerns products and events relevant to the recipient’s professional role. The recipient may object to such marketing at any time, and any objection will be given effect without exception.
Le registre peut contenir les données personnelles suivantes de chaque personne concernée :
Les données personnelles sont collectées principalement auprès des personnes concernées elles-mêmes.
The information is obtained directly from customers, for example via online forms, emails, phone calls, WhatsApp messages, social media, customer meetings, or other situations where the customer provides their information.
Personal data is also collected and updated from publicly available sources as permitted by applicable law to fulfill the customer relationship and the controller’s obligations.
Contact details of potential business customers are also collected from publicly available sources, including company websites, publicly available business and trade directories, industry association listings, and trade fair exhibitor and attendee listings. In these cases the categories of data collected are limited to name, job title, employer, business email address, and business telephone number.
Les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée et dans la mesure nécessaires aux fins initiales ou compatibles pour lesquelles elles ont été collectées.
La nécessité de conserver les données est réexaminée tous les cinq ans à compter du début de la relation avec le client ; en tout état de cause, les données à caractère personnel seront supprimées cinq ans après la fin de la relation avec le client, à condition que toutes les obligations y afférentes aient été remplies. Par exemple, les documents comptables sont conservés pendant cinq ans après la fin de l'exercice fiscal.
Contact details of potential customers who do not enter into a customer relationship are deleted no later than two years after collection, or immediately upon objection to direct marketing.
Le responsable du traitement évalue régulièrement la nécessité de conserver les données en fonction des pratiques internes et veille à ce que les données inexactes, incorrectes ou périmées soient supprimées ou corrigées rapidement.
Personal data is not sold or disclosed to third parties for their own independent purposes.
Personal data is processed on the controller’s behalf by the service providers listed in Section 9, under data processing agreements concluded with each of them.
Personal data is processed on behalf of TP Silva Oy by the following service providers:
Some of these service providers are established outside the EU/EEA, mainly in the United States and Australia. Where personal data is transferred outside the EU/EEA, the transfer is based on the EU–US Data Privacy Framework where the recipient organisation is certified under it, and otherwise on the European Commission’s Standard Contractual Clauses together with appropriate supplementary measures.
Les documents contenant des données à caractère personnel sont conservés dans des locaux fermés à clé, accessibles uniquement au personnel désigné et autorisé.
La base de données contenant des données à caractère personnel se trouve sur un serveur conservé dans un local fermé à clé et doté d'un pare-feu et d'une protection technique appropriés.
L'accès aux bases de données et aux systèmes est limité aux personnes disposant d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnels attribués séparément. Les droits d'accès sont limités aux personnes qui ont besoin de traiter légalement les données. Les activités du système sont enregistrées.
Les employés et les autres personnes qui traitent des données à caractère personnel sont soumis à des obligations de confidentialité.
En vertu du GDPR, les personnes concernées ont les droits suivants :
Les demandes concernant l'exercice des droits de la personne concernée doivent être adressées à la personne de contact mentionnée à la section 1.
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