This document is the privacy notice required under the EU General Data Protection Regulation (Articles 13 and 14) and the Finnish Data Protection Act (1050/2018).
Prepared on September 11, 2025. Last modified on September 8, 2026.
Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche für das Register ist:
TP Silva Oy (Business ID: 0550899-7) X Firewood Factory is a brand of TP Silva Oy. Contact person for register matters: Lauri Kälviäinen, Sales Director Address: Technopolis Asemakeskus, Peltokatu 26, 33100 Tampere, Finland Phone: +358 40 834 7776 Email: info@xfirewoodfactory.com
Der Name des Registers lautet X Firewood Factory Customer Register.
Personenbezogene Daten werden zu Zwecken des Managements, der Verwaltung und des Ausbaus von Kundenbeziehungen, der Bereitstellung und Erbringung von Dienstleistungen sowie der Entwicklung von Dienstleistungen und Abrechnungen verarbeitet. Die Daten werden auch zur Untersuchung von Beschwerden und anderen Ansprüchen verarbeitet.
Additionally, personal data is used for customer communications, including information updates, news, and marketing activities, including direct marketing and electronic direct marketing. Communications may be sent by email, telephone, and WhatsApp, and may include invitations to trade fairs, exhibitions, and other industry events.
Customers and other recipients have the right to prohibit direct marketing targeted at them.
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet die Daten selbst und bedient sich Unterauftragnehmern, die im Namen und auf Rechnung des für die Verarbeitung Verantwortlichen tätig sind.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO sind:
Das erwähnte berechtigte Interesse beruht auf der relevanten und angemessenen Beziehung zwischen der betroffenen Person und dem für die Verarbeitung Verantwortlichen, die sich daraus ergibt, dass die betroffene Person ein Kunde des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist, und wenn die Verarbeitung für Zwecke erfolgt, die die betroffene Person zum Zeitpunkt der Datenerhebung und im Rahmen der Beziehung vernünftigerweise erwarten konnte.
Legitimate interest is also relied upon for business-to-business direct marketing addressed to representatives of companies and organisations operating in the forestry, firewood production, and wood processing sectors, where the marketing concerns products and events relevant to the recipient’s professional role. The recipient may object to such marketing at any time, and any objection will be given effect without exception.
Das Register kann die folgenden personenbezogenen Daten jeder betroffenen Person enthalten:
Personenbezogene Daten werden in erster Linie von den betroffenen Personen selbst erhoben.
The information is obtained directly from customers, for example via online forms, emails, phone calls, WhatsApp messages, social media, customer meetings, or other situations where the customer provides their information.
Personal data is also collected and updated from publicly available sources as permitted by applicable law to fulfill the customer relationship and the controller’s obligations.
Contact details of potential business customers are also collected from publicly available sources, including company websites, publicly available business and trade directories, industry association listings, and trade fair exhibitor and attendee listings. In these cases the categories of data collected are limited to name, job title, employer, business email address, and business telephone number.
Personenbezogene Daten werden nur so lange und in dem Umfang aufbewahrt, wie es für die ursprünglichen oder kompatiblen Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.
Die Erforderlichkeit der Speicherung von Daten wird alle 5 Jahre ab Beginn der Kundenbeziehung überprüft; in jedem Fall werden personenbezogene Daten 5 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung gelöscht, sofern alle damit verbundenen Verpflichtungen erfüllt sind. So werden z.B. Buchhaltungsunterlagen fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt.
Contact details of potential customers who do not enter into a customer relationship are deleted no later than two years after collection, or immediately upon objection to direct marketing.
Der für die Verarbeitung Verantwortliche bewertet regelmäßig die Notwendigkeit der Datenspeicherung gemäß den internen Verfahren und stellt sicher, dass ungenaue, unrichtige oder veraltete Daten unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
Personal data is not sold or disclosed to third parties for their own independent purposes.
Personal data is processed on the controller’s behalf by the service providers listed in Section 9, under data processing agreements concluded with each of them.
Personal data is processed on behalf of TP Silva Oy by the following service providers:
Some of these service providers are established outside the EU/EEA, mainly in the United States and Australia. Where personal data is transferred outside the EU/EEA, the transfer is based on the EU–US Data Privacy Framework where the recipient organisation is certified under it, and otherwise on the European Commission’s Standard Contractual Clauses together with appropriate supplementary measures.
Materialien, die personenbezogene Daten enthalten, werden in verschlossenen Räumen aufbewahrt, zu denen nur ausgewiesenes und befugtes Personal Zugang hat.
Die Datenbank, die personenbezogene Daten enthält, befindet sich auf einem Server, der in einem abgeschlossenen Gebäude mit angemessener Firewall und technischem Schutz untergebracht ist.
Der Zugang zu Datenbanken und Systemen ist auf Personen beschränkt, denen gesondert persönliche Benutzernamen und Passwörter zugewiesen wurden. Die Zugriffsrechte sind auf Personen beschränkt, die die Daten rechtmäßig verarbeiten müssen. Die Systemaktivitäten werden protokolliert.
Mitarbeiter und andere Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Nach der DSGVO haben die betroffenen Personen die folgenden Rechte:
Anträge auf Ausübung der Rechte der betroffenen Person sollten an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktperson gerichtet werden.
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